Política de manejo y protección de la información

ACUERDO No. 24 DE 2.015 DEL CONSEJO DIRECTIVO
POLITICA DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
CAPÍTULO PRIMERO.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO: Esta política tiene como objeto establecer el marco normativo de
aplicación que establezca la protección de los datos personales suministrados a la Corporación
Unificada Nacional de Educación Superior-CUN, conforme lo establecido en la ley o las normas
que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
PARÁGRAFO 1. Serán objeto de protección con base en la presente política, aquellas personas
que en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las académicas, laborales y comerciales, sean
estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato
personal a la Corporación quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos
personales, y quien deberá permitir al titular de la información, conocerla, actualizarla.
ARTÍCULO 2. MARCO LEGAL: Constitución Política de Colombia, artículo 15, Ley 1266 de 2008,
Ley 1581 de 2012, y demás decretos reglamentarios conforme lo establecido en la ley o las
normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
ARTÍCULO 3. Para efectos de la presente política se entiende por:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se
pretender dar los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
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e. Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
f. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
ARTICULO 4. PRINCIPIOS RECTORES: Los principios rectores de la presente política son:
a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se
refiere la presente es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y
en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
c. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a
obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernen.
f. Principio e acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se
deriven de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el tratamiento solo podrá
hacerse por personales autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la
presente política.
g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del
tratamiento o encargado del tratamiento a que la presente política, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la presente y en los términos de la misma.
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ARTÍCULO 5. DERECHO DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales tendrá los
siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objetos de tratamiento.
ARTÌCULO 6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el tratamiento se
asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
ARTICULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Cuando la Corporación
actúe como responsable del tratamiento de la información, cumplirá con los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible.
e. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
f. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento.
g. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
h. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
política.
j. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
k. La Corporación se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y
reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que
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repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas
vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho
fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra y principalmente, de la
autonomía universitaria.
ARTÌCULO 8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: El responsable del tratamiento deberá adoptar
procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la
autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de los mismos e informarle
los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del
tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. La recolección de datos deberá limitarse
a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son
recolectados y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y
verificación posterior por parte del titular.
ARTÍCULO 9. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Se
ejercerán por las siguientes personas.
a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
b. Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad),
quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos.
ARTÍCULO 10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: La
información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a
las siguientes personas:
a. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
ARTÍCULO 11. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular puede
darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir
de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento
físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita
garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para a
concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca
hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos
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ARTICULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: La Corporación dispondrá de los medios
tecnológicos o físicos, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para
mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo
y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se
podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a
través de terceros contratados para tal fin.
PARAGRAFO 1: AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o
escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico,
electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de
este para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular,
la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende
dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos
personales.
ARTÍCULO 13. REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales
pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o fuere improcedente en virtud de relación
contractual sea cual fuere su naturaleza (académica, laboral, civil o comercial). Para ello, deberá
radicar solicitud escrita ante la Instancia del CIGE (Centro integral de atención al estudiante), por
medio de la cual solicite de manera expresa revocar dicha autorización.
ARTÍCULO 14. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN: En aquellos casos sujetos a los
requerimientos legales aplicables, se haga necesario la transferencia de la información a terceros,
la Corporación velará porque esta siempre sea conforme lo establecido en la presente política. En
razón a ello, la Corporación tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la
información conozcan y se comprometan a cumplir esta política, bajo el entendido que la
información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente
relacionados con la Corporación y no podrá ser destinada para propósito o fin diferente.
ARTICULO 15. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: los datos recogidos, administrados y
procesados por la Corporación en sus bases de datos, será utilizada únicamente en desarrollo de
su objeto social y en ejercicio de sus relaciones académicas, contractuales y convencionales.
CAPITULO SEGUNDO
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PROCEDIMIENTO
ARTICULO 16. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS, CONSULTA: La
Corporación designa al CIGE (Centro integral de gestión al Estudiante), como el área encargada
que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes y trámites asociados con tratamiento
de información personal.
ARTÍCULO 17. CONSULTAS: los titulares y/o sus autorizados podrán consultar la información
personal del titular que repose en cualquier base de datos de la Corporación. El responsable del
tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida
en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Esta deberá ser debidamente radicada en escrito formal, donde se exprese de manera puntual el
objeto de la solicitud.
ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO DE LAS CONSULTAS: Una vez radicada la solicitud ante la
instancia del CIGE (Centro integral de gestión al estudiante), la misma será atendida en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 19. RECLAMOS. El titular y/o sus autorizados que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política,
podrán presentar un reclamo ante el CIGE (Centro integral de gestión al estudiante), bajo el
siguiente procedimiento:
PARÁGRAFO 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida en la instancia del CIGE
(Centro integral de gestión al estudiante), por medio de escrito formal, donde se exprese de
manera puntual el objeto de la solitud, con identificación del titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si presentado el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurrido un (01) mes
desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
PARÁGRAFO 2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo siempre y cuando se cumpla a cabalidad
con la totalidad de los requisitos previstos en esta política. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (08) ocho días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
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ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIA: Esta política rige a partir de la fecha de su
expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá D.C. a los catorce (14) días del mes de agosto de Dos mil Quince (2.015)

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